E-Rechnung und Dokumentenprozesse vorbereiten

Was ist eine E-Rechnung?

Nach der BMF-Definition ist eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht. Die BMF-FAQ unterscheiden außerdem Empfang, Ausstellung, Übergangsregelungen und Ausnahmen. Der konkrete Anwendungsfall gehört mit der Steuerberatung abgeklärt; dieser Ratgeber beschreibt die technische Organisation.

Für ein Projekt ist deshalb zuerst festzuhalten, ob Ihr Betrieb Rechnungen empfängt, ausstellt oder beides, welche Kunden und Lieferanten beteiligt sind und welche Programme bereits genutzt werden. Anforderungen öffentlicher Auftraggeber werden gesondert betrachtet. Pauschale Aussagen wie „ab sofort muss jeder alles umstellen“ helfen bei dieser Bestandsaufnahme nicht.

Den Weg einer Rechnung sichtbar machen

Zeichnen Sie den Ablauf vom Eingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung auf. Wer prüft den Lieferanten, wer bestätigt die Leistung, wer gibt die Zahlung frei und wo bleibt die Originaldatei? Heute per Zuruf gelöste Schritte müssen für eine verlässliche Digitalisierung ausdrücklich benannt werden.

Eigener Ablauf mit fiktiven Daten: RE-1042 bleibt vom Eingang bis zum Beispielarchiv derselbe Beleg. Die Buchhaltung übernimmt Prüfung und Bestätigung. Die Vorschau erklärt die Reihenfolge; erst Ihr Klick bestätigt die Übergabe im Beispiel. Es wird keine echte Rechnung geprüft, gespeichert oder bezahlt.

Im zweiten Fall kommen drei Exportzeilen an: RE-1042 mit 119,00 Euro, RE-1043 mit 238,00 Euro und RE-1042 erneut. Nach dem Ausschluss der identischen Dublette werden zwei Belege mit zusammen 357,00 Euro erwartet. Die fehlerhafte Zuordnung überträgt nur 355,00 Euro. Der Abgleich stoppt die Übergabe. „Zuordnung korrigieren“ behebt den Übertragungsfehler, ohne die Originaldaten zu verändern; danach ist eine eigene Bestätigung nötig. „Erneut übergeben“ zeigt, dass bei derselben bestätigten Lieferung keine zusätzlichen Belege entstehen.

Mit repräsentativen Dateien testen

Legen Sie gemeinsam mit der Buchhaltung geeignete Testfälle fest: eine normale Rechnung, eine Gutschrift, eine doppelte Datei, einen unbekannten Lieferanten und eine technisch fehlerhafte Nachricht. Prüfen Sie, ob das gewählte System die vereinbarten Formate korrekt verarbeitet und Fehler erkennbar an die zuständige Person zurückgibt.

Die Originaldaten sollten nicht durch eine bloße Bildansicht ersetzt werden. Aufbewahrung, Zugriff und Übergabe werden passend zu den geltenden Vorgaben mit der steuerlich verantwortlichen Stelle festgelegt. BetriebsIT kann den vereinbarten technischen Weg umsetzen; eine Softwareeinrichtung allein ist keine pauschale Bestätigung steuerlicher Ordnungsmäßigkeit.

Schnittstellen und Ausnahmen gehören zum Umfang

Eine Anbindung an Buchhaltung oder DMS braucht unterstützte Formate, verfügbare Schnittstellen, Zugänge und eine eindeutige Zuordnung der Felder. Legen Sie fest, welches System führend ist und was passiert, wenn eine Übertragung ausfällt. Bereits verarbeitete Rechnungen dürfen beim erneuten Versuch nicht unbemerkt doppelt angelegt werden.

Auch Abwesenheit ist ein wichtiger Testfall. Wer darf vertreten, wie werden offene Freigaben sichtbar und wer prüft fehlgeschlagene Übertragungen? Diese Regeln bestimmen die Alltagstauglichkeit oft stärker als die Anzahl der automatisch ausgelesenen Felder.

Vor der Umsetzung werden Quell- und Zielsystem, Originaldateien, Feldzuordnung, Verantwortliche und ein Prüfprotokoll vereinbart. Vergleichen Sie Anzahl und Beträge je Währung sowie einzelne Rechnungsmerkmale; gleiche Gesamtsummen allein schließen Fehler nicht aus. Das Beispiel verwendet einen fiktiven Lieferanten und Euro. In einem echten Prozess reicht die Rechnungsnummer allein nicht als Dublettenschlüssel: Lieferant, Mandant und weitere vereinbarte Merkmale müssen berücksichtigt werden.

Sinnvoll ist ein erster begrenzter Prozess mit normalen Belegen, identischen Wiederholungen und bewusst fehlerhaften Übertragungen. Nicht sinnvoll sind stillschweigende Betragskorrekturen, Ersetzen des Originals durch eine Bildschirmansicht oder endlose Wiederholungen bei ungeklärtem Fehler. Bei einem Ausfall prüft die zuständige Person zunächst den tatsächlichen Zielstatus und entscheidet über Wiederholung oder manuelle Bearbeitung. Eine Zahlung bleibt ein gesonderter Freigabeprozess.

Zur Abnahme denselben bestätigten Import erneut ausführen: Anzahl und Summe im Ziel dürfen nicht wachsen. Außerdem Originaldatei wiederfinden, den verantwortlichen Prüfer nachvollziehen und einen abgebrochenen Vorgang gezielt wiederaufnehmen. Diese technischen Prüfungen ersetzen weder die fachliche Rechnungsprüfung noch die mit Buchhaltung und Steuerberatung vereinbarten Aufbewahrungsregeln.

Was sollte im Angebot stehen?

Das Angebot beschreibt Systeme, Formate, Rollen, Datenmengen und die vereinbarten Prozessschritte. Historische Dokumente zu übernehmen ist ein eigener Umfang. Lizenzkosten, Einrichtung, Schulung und laufende Betreuung werden getrennt ausgewiesen. Die steuerlichen Entscheidungen und bereitgestellten Testfälle werden dokumentiert.

Für den ersten Schritt reicht häufig eine Bestandsaufnahme mit einem gemeinsam getesteten Musterablauf. Erst danach wird entschieden, welche Integration sinnvoll ist. Messen Sie später die Durchlaufzeit eines vergleichbaren Vorgangs und die Zahl manueller Klärungen. Eine erwartete Einsparung wird erst durch diese Beobachtung zu einem belastbaren Ergebnis.