CRM, Vertrieb & Kundenprozesse
Anfragen, Status, Verantwortung und Kundenprozesse verlässlich zusammenführen.
Hausverwaltungen · Vorgang & Objektakte
Vorgänge mit Status. Dokumente am richtigen Objekt.
BetriebsIT verbindet Meldung, Zuständigkeit, Objektakte, Freigabe und Zugriff rund um Ihre bestehende Verwaltersoftware.
Meldung → ZuständigkeitObjektakten auffindbarRechte & Übergabe dokumentiert
Verwaltungs-VorgangVier Stationen. Ein klarer Fall.Orientierung auf Basis Ihrer Auswahl
Schadensmeldung & Anfrage
Meldungen kommen vollständig und zuordenbar an.
Formular, E-Mail und Telefon erhalten eine klare Eingangsstrecke mit Objekt, Kontakt, Dringlichkeit und Anhängen.
Konkretes Betriebsbild Jeder Vorgang startet mit Kontext und Status.
- Einstieg
- CRM & Digital Office Start
- Preis
- 2.900 € netto
Branche → Leistungsbereiche
Relevante BetriebsIT-Leistungen für Immobilien & Verwaltung.
Die Branchenansicht priorisiert passende Einstiege. Leistungsnamen, Verfügbarkeit und Status stammen weiterhin aus dem gemeinsamen BetriebsIT-Katalog.
Betrieb organisierenIT absichernArbeit automatisieren
01 02 Microsoft 365, E-Rechnung & Dokumente
Benutzer, Rechte, E-Rechnung, Dateien und Dokumentenflüsse sauber organisieren.
03 IT-Sicherheit, Backup & Wiederherstellung
Zugänge, Daten, Backups und Wiederanlauf prüfen, absichern und dokumentieren.
04 Smart Business & vernetzte Objekte
Standorte, Objekte und vernetzte Technik nach Bestandsprüfung integrieren.
Fachliche Grundlagen
Was für Entscheidungen in Immobilien & Verwaltung fachlich relevant ist.
Diese Beiträge erklären Voraussetzungen, Grenzen und Prüfkriterien der oben priorisierten Leistungen. Die Auswahl entsteht ausschließlich aus deren direkten fachlichen Verknüpfungen.
- 01Fachbeitrag lesen7 offizielle Quellen
Digital Office für kleine Unternehmen
Ein Digital Office ist dann belastbar, wenn für jeden Vorgang ein führender Arbeitsort, eine verantwortliche Person, ein nächster Schritt und ein kontrollierter Dateibereich festgelegt sind. CRM, E-Mail, OneDrive, SharePoint und Teams übernehmen dabei unterschiedliche Rollen. Entscheidend sind nicht möglichst viele Funktionen, sondern nachvollziehbare Zuständigkeiten, begrenzte Berechtigungen und eine dokumentierte Übergabe.
- 02Fachbeitrag lesen3 offizielle Quellen
CRM für Anfragen in kleinen Unternehmen
Ein gutes CRM für kleine Unternehmen beginnt mit einer einzigen Anfrage-Liste und fünf Pflichtangaben: Quelle, Kontakt, Verantwortlicher, Status und nächster Termin. Erst wenn diese Basis im Alltag genutzt wird, lohnen sich Automationen, Scoring oder KI-Unterstützung.
- 03Fachbeitrag lesen4 offizielle Quellen
Microsoft 365 für kleine Unternehmen
Eine gute Microsoft-365-Struktur trennt persönliche Arbeit in OneDrive von gemeinsamer Teamarbeit in SharePoint, schützt Konten mit MFA und vergibt Freigaben über klare Gruppen statt über zufällige Einzellinks. Jeder zentrale Bereich braucht außerdem einen fachlichen Eigentümer und eine dokumentierte Übergabe.
- 04Fachbeitrag lesen4 offizielle Quellen
IT-Sicherheit für kleine Unternehmen
Eine belastbare Sicherheitsbasis für kleine Unternehmen beginnt mit sechs Dingen: verantwortliche Person, MFA, Passwortmanager, begrenzte Rechte, aktuelle Systeme und ein getesteter Wiederherstellungsweg. Erst wenn diese Basis dokumentiert ist, sind zusätzliche Security-Werkzeuge sinnvoll.
- 05Fachbeitrag lesen3 offizielle Quellen
Backup und Wiederherstellung für kleine Unternehmen
Ein belastbares Backup beantwortet sechs Fragen: Was wird gesichert, wie oft, wohin, wie lange, wer kontrolliert es und wie wird wiederhergestellt? Der entscheidende Nachweis ist ein protokollierter Restore-Test mit Zeit, Ergebnis und offenen Punkten.
- 06Fachbeitrag lesen6 offizielle Quellen
Smart Business und IoT für kleine Unternehmen
Smart Business ist kein Gerätepaket, sondern ein dokumentierter Betriebsprozess für Räume, Sensoren, Zutritt, Energie oder andere vernetzte Komponenten. Vor dem Kauf müssen Nutzen, Netz, Konten, Updates, Datenzugriff, Ausfallmodus, Supportende und Zuständigkeiten geklärt sein. Der Cyber Resilience Act richtet Pflichten je nach konkreter Rolle vor allem an Hersteller sowie auch an Importeure und Händler. Eine normale Planung oder Installation macht einen Dienstleister nicht pauschal zum Hersteller; eigener Name, Marktbereitstellung, Import, Vertrieb oder eine substanzielle Änderung können die Einordnung jedoch verändern und müssen projektbezogen geprüft werden.
Vom Postfach zum geführten Vorgang
Verwaltung braucht Überblick. Jeder Fall einen nächsten Schritt.
BetriebsIT verbindet Meldung, Verantwortung, Objektakte, Freigabe und Zugriff. Der erste Schritt folgt dem wirklichen Engpass – nicht einem Toolnamen.
Eingang · Status · Dokument · ZugriffStatus statt Postfachwissen
Vorgang
Heute verteiltVorgänge hängen im Postfach fest
Schadensmeldungen, Rückfragen, Dienstleister-Angebote, Fotos und Freigaben laufen per E-Mail hin und her. Der Status ist nur im Kopf einzelner Personen klar.
Klarer ZielzustandGeführte Bearbeitung
Jeder Eingang erhält Objektbezug, Verantwortung, Status und eine sichtbare nächste Aktion.
Auffindbar statt verteilt
Objektakte
Heute verteiltDokumente liegen verteilt
Verträge, Protokolle, Angebote, Belege, Objektunterlagen und Eigentümerinformationen liegen in Ordnern, Postfächern oder alten Ablagen ohne einheitliche Suchlogik.
Klarer ZielzustandGemeinsame Dokumentlogik
Verträge, Protokolle, Angebote, Rechnungen und Fotos folgen einer verständlichen Struktur.
Rollen statt Zufallsfreigabe
Zugriff
Heute verteiltRechte und Datenschutz bleiben riskant
Mieter-, Eigentümer-, Objekt- und Finanzdaten sind sensibel. Wenn Zugriffe, MFA, Backup und Freigaben nicht sauber geführt werden, wird Alltag schnell zum Risiko.
Klarer ZielzustandDokumentierte Sicherheitsbasis
Sensible Daten erhalten klare Rechte, MFA, Backup-Basis und nachvollziehbare Übergaben.
StartregelErst den Vorgang prüfen. Dann den kleinsten tragfähigen Einstieg wählen.
Fachsoftware einbeziehen Scope vor Umsetzung
Verwaltungs-Check starten Ein Vorgang statt vieler Einzelkanäle
Von der Meldung bis zur dokumentierten Rückmeldung.
Digitalisierung endet nicht beim Formular. Entscheidend ist, wie Verantwortung, Freigabe, Dokumente und Rückmeldung danach weitergeführt werden.
BetriebsIT Verwaltungs-VorgangEingang → Freigabe → Auftrag → Rückmeldung
Objekt, Kontakt, Dringlichkeit, Fotos und Rückkanal erfassen
Status, Zuständigkeit, Rückfrage, Angebot und Entscheidung führen
Dienstleister, Termin, Ergebnis und Unterlagen am Vorgang halten
Eigentümer, Mieter und Team mit freigegebenem Stand versorgen
BetriebsrelevantJeder Fall hat Kontext, Verantwortung, dokumentierten Stand und nächsten Schritt.
Objektbezugklarer Statussaubere Übergabe
Praxisnaher Leistungsrahmen · Stand 01.09.2026
Vorgänge, Dokumente und Zuständigkeiten nachvollziehbar führen.
Diese Einordnung zeigt einen möglichen Lösungsweg für Hausverwaltungen. Vor dem Auftrag klären wir Ausgangslage, Zugänge und den konkreten Leistungsumfang gemeinsam.
Ablauf beschrieben Systeme benannt Prüfpunkte sichtbar
Meldung → Einordnung → Zuständigkeit → Auftrag oder Freigabe → Dokumentation → Rückmeldung.
Gemeinsames Postfach, CRM- oder Ticketlogik, Microsoft 365, Dokumentenablage, Rollen und Backup-Basis.
Personen- und Objektdaten, Zugriffsrechte, Freigaben, Aufbewahrung und Übergaben müssen pro Verwaltung konkret geprüft werden.
Was wir zusagen – und was nichtLeistungsumfang, Preis, Prüfkriterien und Übergabe werden vor dem Start festgehalten.
Kein Verwaltersoftware-Zertifikat, keine Aussage zur WEG-/Mietrechtskonformität und keine automatische Entscheidung über Schäden oder Kosten.
Vier Einstiege – ein Verwaltungsweg
Wo soll Ihre Verwaltung zuerst verlässlicher werden?
Ein begrenzter Start statt Komplettumbau auf Verdacht.
Bestandsaufnahme, Leistungsumfang und dokumentierte Übergabe stehen vor jedem Ausbau.
Meldung, Status und Verantwortung
Vorgang & CRM
Passt, wenn Schadensmeldungen, Rückfragen, Angebote und Freigaben in Postfächern oder Köpfen hängen bleiben.
Formular & Pipeline Status & Zuständigkeit Wiedervorlage & Übergabe
Konkretes BetriebsbildEin nachvollziehbarer Vorgangsweg mit Verantwortung, nächstem Schritt und dokumentiertem Abschluss.
Vertrag, Protokoll, Foto und Beleg
Dokumente & Objektakte
Passt, wenn Unterlagen über Ordner, Postfächer und lokale Ablagen verteilt sind oder Such- und Rechtefragen offenbleiben.
Objektstruktur Benennung & Suche Rechte & Vorlagen
Konkretes BetriebsbildEine verständliche Ablagelogik, die Dokumente am richtigen Objekt auffindbar und übergebbar hält.
Postfach, Dateiablage und Teamzugriff
Microsoft 365 & Rechte
Passt, wenn gemeinsame Postfächer, Teams, SharePoint, OneDrive und Benutzerrechte nicht zum Verwaltungsalltag passen.
E-Mail & Teams SharePoint & OneDrive Benutzer & Freigaben
Konkretes BetriebsbildEine geordnete Arbeitsbasis für Kommunikation, Dateien und Rollen – ohne altes Chaos blind zu migrieren.
MFA, Backup und Wiederherstellung
IT-Sicherheitsbasis
Passt, wenn sensible Eigentümer-, Mieter- und Objektdaten ohne dokumentierte Rechte oder getestete Notfallbasis geführt werden.
MFA-Basis Rechteplan Backup & Übergabe
Konkretes BetriebsbildEin priorisierter Sicherheitsbefund mit umgesetzter Basis und dokumentierter Übergabe.
Noch unsicher?Der kostenlose Verwaltungs-Check ordnet Engpass und passenden Startpunkt ein.
Verwaltungs-Check starten Ehrlicher Leistungsrahmen
Wir strukturieren den Weg. Fachentscheidungen bleiben bei den Verantwortlichen.
Gute Digitalisierung macht Information, Rechte und Übergaben nachvollziehbar. Sie ersetzt weder Fachsoftware noch rechtliche oder kaufmännische Verantwortung.
Guter Startpunkt
Konkreter Vorgang und klärbare Grundlagen
Ein konkreter Vorgangsweg lässt sich mit Verantwortlichen gemeinsam aufnehmen Bestehende Fachsoftware soll bleiben und sinnvoll ergänzt werden Postfächer, Objektakten oder Microsoft 365 sind für die Bestandsaufnahme zugänglich Ein begrenzter Startbereich kann getestet und dokumentiert übergeben werden
Stop vor dem Auftrag
Unklare Verantwortung oder unbelegbare Zusagen
Eine Garantie zur WEG-, Mietrechts- oder Datenschutzkonformität wird erwartet Schäden, Kosten oder Freigaben sollen automatisch ohne verantwortliche Entscheidung bewertet werden Altbestände sollen ohne Sichtung vollständig migriert werden Rollen, Fachverantwortung und Zugänge bleiben vor dem Start ungeklärt
Fachsoftware bleibt Fachsoftware
Verwalter-, Buchhaltungs- oder ERP-Systeme werden nicht pauschal ersetzt. Wir ordnen die digitale Arbeitsstrecke darum herum.
Scope vor Umsetzung
Zugänge, Datenbereiche, Drittanbieter-Kosten, Verantwortlichkeiten und Abnahmekriterien stehen vor dem Start fest.
Entscheidung bleibt beim Menschen
BetriebsIT strukturiert Information und Übergabe, entscheidet aber nicht automatisch über Schäden, Kosten oder Rechtsfragen.
Drei feste Betriebsgrundlagen
Drei feste Starts für Anfrageweg, Zusammenarbeit und Sicherheitsbasis.
CRM, strukturierte Zusammenarbeit und IT-Sicherheit bleiben feste, klar begrenzte Grundlagen. Objektakten und weitere Verwaltungsbausteine starten nach Bestandsaufnahme separat.
01
Mehr passende AnfragenSichtbarkeit & Anfragen Start
Für inhabergeführte Unternehmen, denen ein klarer Anfrageweg über Website und Google fehlt.
Festpreis1.900 € netto
Dauer3–4 Wochen ab vollständigen Zugängen und Inhalten
Was Sie bekommen
Eine veröffentlichte Landingpage, ein sauber aufgestelltes Google-Unternehmensprofil und ein messbarer Kontaktweg.
Was enthalten ist
- Kickoff und Prioritäten
- eine Landingpage mit bis zu 5 Inhaltsbereichen
- Google-Unternehmensprofil: Basis-Optimierung
Umfang, Grenzen & Zusatzkosten
Weiterer Leistungsumfang
- Textstruktur und Redaktion der bereitgestellten Inhalte
- maximal 2 gebündelte Korrekturschleifen
- Kontaktformular und klare CTA-Strecke
- Tracking für Formular, Telefonklick und primären CTA
- Mobile QA, technische Veröffentlichung und Übergabeprotokoll
Voraussetzungen
Domain-, Hosting- und Google-Zugänge
freigegebene Leistungen, Kontaktdaten und Bildmaterial
Rechtstexte werden vom Auftraggeber bereitgestellt
notwendige Google-Verifizierung wird vom Auftraggeber fristgerecht unterstützt
Was nicht enthalten ist
zusätzliche Seiten, Shop oder individuelle Web-App-Funktionen
vollständiges Copywriting ab null, Foto-, Video- oder Übersetzungsproduktion
gesonderte oder aufwendige Google-Video-/Postkarten-Verifizierung
laufende SEO-, Ads- oder Social-Media-Betreuung
Mögliche Zusatzkosten: Hosting, Domain, Premium-Plugins, Stockmaterial und Werbebudget sind nicht enthalten.
Wie es weitergeht: Care Basis oder Care Plus kann nach der Übergabe ergänzt werden.
02
Anfragen und Zusammenarbeit ordnenCRM & Digital Office Start
Für Teams, bei denen Anfragen, E-Mails, Dateien und Zuständigkeiten über mehrere Orte verteilt sind.
Festpreis2.900 € netto
Dauer4–6 Wochen ab vollständigen Zugängen und Datenfreigabe
Was Sie bekommen
Eine gemeinsame Arbeitsstruktur mit Microsoft 365, einer klaren CRM-Pipeline und dokumentierter Übergabe.
Was enthalten ist
- Kickoff, Rollen und Zielprozess
- Microsoft-365-Grundstruktur für bis zu 10 Benutzer
- eine abgestimmte Datei-, Team- und Rechte-Grundstruktur
Umfang, Grenzen & Zusatzkosten
Weiterer Leistungsumfang
- eine CRM-Pipeline mit bis zu 8 Stufen und einem Formular
- bis zu 3 Aufgabenregeln und 3 E-Mail-Vorlagen
- Team-Einweisung und dokumentierte Übergabe
Voraussetzungen
Admin-Zugänge zu Microsoft 365, Domain und einem technisch geeigneten CRM; fehlt ein CRM, wird im Kickoff ein unterstütztes Standardsystem gewählt
benannte Verantwortliche und freigegebener Zielprozess
Migration aus einer vorbereiteten Quelle für bis zu 10 Benutzer und 25 GB vorsortierte Daten
Was nicht enthalten ist
Bereinigung ungeordneter Altbestände, komplexe Dublettenprüfung und größere Migrationen
weitere Pipelines, Formulare, Mandanten oder komplexe API-Integrationen
Hardware, Telefonanlage und Vor-Ort-Verkabelung
Mögliche Zusatzkosten: Microsoft-, CRM-, Backup- und weitere Softwarelizenzen werden separat durch den Auftraggeber gebucht.
Wie es weitergeht: Care Plus ist für laufende Benutzer-, Rechte- und Prozessanpassungen vorgesehen.
03
Sicherheitsbasis prüfen und umsetzenIT-Sicherheitsbasis Start
Für kleine Unternehmen ohne dokumentierte Basis für MFA, Backup, Zugriffsrechte und Wiederherstellung.
Festpreis1.900 € netto
Dauer2–3 Wochen ab vollständigen Zugängen
Was Sie bekommen
Ein priorisierter Sicherheitsbefund, umgesetzte Basismaßnahmen und eine verständliche Übergabedokumentation.
Was enthalten ist
- Basisprüfung für einen Standort, bis zu 10 Benutzer und 15 Geräte
- MFA-Einrichtung oder -Härtung für bis zu 10 Konten
- Backup-Prüfung und dokumentierte Wiederherstellung vereinbarter Testdaten aus einem bestehenden Backup
Umfang, Grenzen & Zusatzkosten
Weiterer Leistungsumfang
- Admin- und Zugriffsrechte: Maßnahmenplan
- Befundbericht und dokumentierte Übergabe
Voraussetzungen
Admin-Zugänge und benannte Systemverantwortung
vollständige Liste der einbezogenen Konten und Geräte
verfügbares Backup-Ziel für den vereinbarten Test
Was nicht enthalten ist
Penetrationstest, Forensik, Zertifizierung oder Rechtsberatung
24/7-Überwachung, Incident Response oder garantierte Entstörungszeit
neue Hardware, Verkabelung und nicht vereinbarte Vor-Ort-Arbeit
Mögliche Zusatzkosten: Security-Lizenzen, Backup-Speicher, Hardware und vereinbarte Reisekosten sind nicht enthalten.
Wie es weitergeht: Care Plus oder Care Pro kann für regelmäßige Kontrollen und Änderungen ergänzt werden.
Individuelle Projekte bleiben möglich.
Alles außerhalb dieser Grenzen wird erst nach Bestandsaufnahme, technischem Abgleich und einem separaten Angebot begonnen. Es wird nicht still in ein Startpaket eingerechnet.
Check → Scope → Pilot → Übergabe
Fünf Etappen bis zum geführten Verwaltungsweg.
Freigabe vor Umsetzung
Dauer und Start hängen vom gewählten Einstieg sowie vollständigen Zugängen, Datenfreigaben und Verantwortlichkeiten ab.
Objekte, Team, Systeme und größten Engpass einordnen
Eingang, Status, Freigabe, Dokument und Rückmeldung skizzieren
Zugänge, Rechte, Preis und Abnahmekriterien verbindlich klären
Scope-GateEinen begrenzten Vorgangs- oder Dokumentweg bauen und testen
Team, Dokumentation, Verantwortung und optionale Care sichern
ÜbergabezielDer gewählte Vorgangs- oder Dokumentweg ist getestet, dokumentiert und einer verantwortlichen Person übergeben.
Statusweg Abnahme Objektbezug
Verwaltungs-Check starten Vor Ihrer Entscheidung
Die Fragen vor dem digitalen Umbau Ihrer Verwaltung.
Fachsoftware, Postfächer, Objektakten, Microsoft 365 und sensible Daten – mit klaren Grenzen, bevor Zeit oder Budget gebunden werden.
Keine Rechts- oder Compliancegarantie Preise und Module klar getrennt Bestehende Systeme einbezogen
Frage im Verwaltungs-Check klären 01Für welche Hausverwaltungen passt BetriebsIT?
Für kleine und wachsende Verwaltungen, die Vorgänge, E-Mail, Dokumente, Cloud, Rechte und Sicherheit ordnen möchten: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Objektbetreuung und Immobilien-Dienstleister.
02Ersetzen Sie unsere Verwaltungssoftware?
Nein. BetriebsIT ersetzt nicht pauschal Ihre Fachsoftware. Wir ordnen zuerst die digitale Arbeitsstrecke darum herum: E-Mail, Formulare, Dokumente, Microsoft 365, Rechte, Ablage, Aufgaben und Übergaben.
03Wie gehen Sie mit Datenschutz und sensiblen Daten um?
Wir arbeiten mit klaren Rollen, MFA, Zugriffsrechten, Backup-Logik und sauberer Dokumentation. Sensible Eigentümer-, Mieter- und Objektdaten werden nicht als Nebenbei-Thema behandelt.
04Können bestehende Postfächer, Ordner und Microsoft 365 bleiben?
Ja, wenn die Basis tragfähig ist. Häufig verbessern wir zuerst Struktur, Rechte, Namen, Freigaben, gemeinsame Ablagen und Vorgangslogik, statt sofort alles neu zu bauen.
05Arbeiten Sie mit Hausverwaltungen deutschlandweit?
Ja. Prozesse, Microsoft 365, Cloud, Dokumente, Rechte, Backup, Website, Google und Tracking lassen sich remote sehr gut prüfen und umsetzen. Vor-Ort-Themen klären wir separat.
Nächster sinnvoller Schritt
Wo verliert Ihre Verwaltung heute Status oder Übergabe?
Der kostenlose Verwaltungs-Check ordnet zuerst den Engpass. Danach wählen Sie nur den Einstieg, der für Team, Objekte und vorhandene Systeme wirklich trägt.
0 € Orientierung Vier klare Einstiege Verantwortung bleibt klar
Verwaltungs-Check kostenlos starten Unverbindlich · Engpass vor Toolname · Leistungsumfang vor Start